Cómo ahorrar dinero en tus EVENTOS?

En estos tiempos de presupuestos ajustados y rendimiento del capital invertido (ROI), la racionalización de costes ha llegado a desempeñar un papel importante en la actividad comercial cotidiana. Para mayor brevedad, hemos incluido tan sólo algunas de las muchas ideas preconizadas actualmente para ahorrar dinero en la organización de un evento.

  • Planifica y organiza tu evento con mucha antelación y, ya que muchos salones te ofrecerán tarifas más económicas en temporadas determinadas, sé flexible en cuanto a las fechas.
  • Estudia varias ofertas antes de decantar por una de ellas.
  • Por lo general, los hoteles tienen buenos precios y hacen honor al número de estrellas que les han otorgado, así que estudia la posibilidad de escoger un hotel de tres o cuatro estrellas en vez de uno con cinco.
  • Responsabiliza a tu organizador de la coordinación de todos los pagos; si hay más de una personas con autorización de ordenarlos, esto suele crear confusiones y, como resultado, te será más difícil contabilizar los gastos.
  • La popularidad de un lugar de celebración, la competencia local, y las fechas también influirán en las posibilidades de negociación.
  • Por regla general, puedes contar con obtener descuentos por venta anticipada (de seis meses a un año).
  • Puede que las tarifas para salas de reunión varíen según el día.
  • Ofrece descuentos a los participantes que se registren antes de una fecha determinada.
  • Si se trata de un evento que se celebra anualmente o varias veces al año, o si proyectas organizar varios eventos en el mismo destino, una solución poco aventurera pero económica consiste en gestionarlo todo con el mismo hotel, lugar de celebración, y/o proveedor, lo cual se conoce como un programa de proveedores preferenciales.
  • Utiliza un mínimo de proveedores.
  • Muchos restaurantes de hoteles, incluso algunos de categoría, ofertan menús, incluyendo vino, café y licores, que siempre son más económicos que comer a la carta.
  • En caso de celebrar el evento en un hotel, asegúrate de que el personal tenga una lista de las personas autorizadas a cargar gastos en la cuenta maestra, y que la dirección sepa que no te responsabilizarás de ningún gasto no autorizado.
  • Si barajas la posibilidad de celebrar tu evento al aire libre, el buen clima de España hace que sea prácticamente innecesario disponer de un lugar de celebración alternativo en caso de mal tiempo.
  • La fiabilidad del clima es también un factor importante en la planificación de actividades al aire libre, deportes de aventura, o reuniones y eventos de golf
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