Propuestas para Organizar Family Day Empresarial

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Consejos para Organizar un Family Day en la Empresa

Pasos a seguir para que nuestro evento sea todo un éxito.

Hoy en día, cada vez son más las empresas que consideran a su personal como una parte fundamental, para lograr sus objetivos generales.

Tendiente a ello, trabajan arduamente y destinan recursos para lograr incentivarlo y que se sienta a gusto y conforme en su puesto de trabajo.

Hay muchas formas de motivar al personal y no todas tienen que ver con lo económico. Existen distintas acciones que las empresas pueden llevar a cabo para lograrlo, además de mejorar la relación entre compañeros, generar sentido de pertenencia, entre otras.

En este post, vamos a referirnos a aquellos eventos que las compañías pueden organizar, para brindar una jornada diferente a sus empleados, haciendo partícipe, por un día, a toda la familia.

Existen algunos detalles a tener en cuenta, para que el evento sea un verdadero éxito y logremos con él, su cometido.

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A continuación vamos a listar algunos tips que debemos considerar para organizar nuestro Family Day o Día de la Familia!

  1. Presupuesto: en primer lugar, es de mucha ayuda para quien este a cargo de la organización, conocer cuál será el presupuesto que va a destinar la empresa, a la actividad.

Partiendo de esta información lograremos saber si los recursos alcanzarán para la contratación de un espacio externo a la empresa, o bien, si se debe armar algo más sencillo, dentro de las oficinas o planta. También podremos suponer el tipo de show o entretenimiento a contratar, regalos, servicio gastronómico y demás detalles.

Si la compañía cuenta con una planta industrial, ésta es un excelente espacio al aire libre, para aprovechar.

  1. Cantidad de asistentes y edades promedio de los chicos: para saber la envergadura o tamaño del evento a organizar, es preciso saber la cantidad aproximada de asistentes que recibiremos.

Recuerda enviar las invitaciones con bastante anticipación, solicitando confirmación de asistencia y cantidad de asistentes por familia. Si es posible, consulta si algún asistente requiere algún menú especial.

Un dato no menor, es la edad de los chicos, para poder armar actividades para todos ellos. No nos olvidemos de los más pequeños, para quienes se suele contratar un servicio de baby sitter, plaza blanda, o destinar profesionales que se encarguen de realizar actividades especiales para ellos.

Solicita al dpto. de RRHH que te faciliten un listado de las edades de los hijos o que te ayuden a recolectar esa información.

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  1. Servicio de Transfer: Debes asegurarte que todos los asistentes tengan facilidad de llegar al lugar destinado a la actividad. Es por ello, que recomendamos la contratación de micros, que pueden salir desde la sede de la compañía o bien desde lugares centrales a los que llegue todo tipo de transporte público.

Debes contabilizar la cantidad de gente que requerirá de este servicio, para saber qué cantidad de lugares contratar.

  1. Selección del día del evento: Es importante que todos los miembros de la empresa, o al menos en su mayoría, tengan la posibilidad de asistir al Family Day. Es por ello que recomendamos diagramar el mismo, para un domingo o feriado. De este modo también será mas fácil que toda la familia pueda asistir. A su vez, es recomendable realizarlo en otoño o primavera, meses de buen clima.
  2. Duración de la actividad: Con 5 horas en total será suficiente. La idea es armar una recepción para nuclear a la gente, luego hacer una recorrida por las oficinas o planta, para que los niños conozcan donde trabajan papá y mamá (esto solo si el evento se realiza dentro de la empresa). Realizar un almuerzo y luego algunas actividades recreativas. Para finalizar se puede entregar un regalo a cada niño y tomar una foto grupal.
  3. Comida: dependiendo muchas veces del presupuesto con que contemos, vamos a seleccionar el tipo de comida a contratar para nuestro Día de la Familia.cajita-para-fiestas-infantiles

Las opciones son muchas: asado, pizza, sándwich, “cajita feliz” para los chicos, tratando de que los alimentos sean sanos,  frutas, jugos, etc.

  1. Recreacion: El tipo de actividades a realizar va a depender del espacio con que contemos. Lo ideal es que se puedan generar juegos y competencias en las que participen todos: tanto padres como hijos.SAMSUNG CSC
  2. Regalo: A modo de cierre recomendamos entregar algún presente, o realizar sorteos. Esto va a depender del presupuesto con que contemos. Así sea algo pequeño, es importante entregarle algo a la familia para que se lleve a su hogar, como recuerdo de la jornada.
  3. Emergencias Médicas y Seguro de responsabilidad Civil: Es importante contratar un servicio de emergencias médicas por si alguno de los invitados requiere asistencia. También es recomendable contratar un seguro de responsabilidad civil para estar cubiertos ante cualquier tipo de contingencia.

Importante: Si el evento se llevara a cabo en un espacio al aire libre, no olviden contar con un PLAN B en caso de mal tiempo. Pueden contratar carpas si el clima no es favorable, contar con algún salón para armar toda la actividad en el interior del mismo o bien anticipar que el evento se suspende por lluvia y reprogramar la fecha.

Como verán, son varios los factores a tener en cuenta al momento de organizar un Family Day. Debemos contratar varios proveedores, a quienes debemos confiar nuestra gente y la responsabilidad es muy grande, ya que por lo general se suele manejar un gran volumen de personas.

Lo ideal en estos casos, es contratar a una productora de eventos, que conozca de este tipo de actividades; que pueda armar un plan de trabajo, que brinde ideas innovadoras basadas en el presupuesto de la empresa y que contrate proveedores con los que ya ha trabajado, para asegurar el éxito del evento. Por último, que se encargue de coordinar toda la etapa previa, que ponga en marcha el evento y que haga el cierre y evaluación del mismo.

Si queres conocer más sobre este tipo de eventos, contactate con nosotros a Info

Si estas organizando un evento de este tipo y necesitas de ayuda o más recomendaciones, no dudes en contactarnos!